Comment s’inscrire sur SAM.gov en tant qu’entreprise canadienne?

Avant de commencer…

Pour vous inscrire sur SAM.gov, vous devrez obtenir votre numéro NAICS code, votre Product Service Code (PSC) et votre numéro NCAGE.

Étape 1 : Se connecter ou créer un compte

• Rendez-vous sur https://sam.gov et sélectionnez « Sign In ».
• Si vous n’avez pas encore de compte SAM.gov, choisissez « Create an Account ». Cela créera un compte sur Login.gov.
• Vérifiez votre adresse courriel et configurez l’authentification à deux facteurs pour des raisons de sécurité.
• Une fois votre compte Login.gov activé, vous serez redirigé vers SAM.gov.
• Sélectionnez « Sign In » pour ouvrir une session sur SAM.gov.

Étape 2 : Obtenir un identifiant unique d’entité

Une fois connecté à SAM.gov :

• Accédez à la section « Register Your Entity or Get a Unique Entity ID » et sélectionnez « Get Started ».
• Suivez les instructions à l’écran pour lancer le processus de demande d’identifiant unique d’entité (UEI).

Vous devrez saisir les renseignements suivants exactement tels qu’ils figurent sur vos documents officiels :

• Raison sociale légale (nom officiel enregistré, et non un nom commercial/DBA)
• Adresse physique (pas de case postale)
• Pays
• Code postal
• Date et État (ou province) de constitution en société
• Type d’entité (p. ex. société par actions, société de personnes, organisme sans but lucratif, etc.)

Pour les entités canadiennes ou non américaines, vous pourriez devoir fournir des renseignements supplémentaires, tels que :

• Province ou territoire d’enregistrement
• Numéro d’enregistrement de l’entreprise
• Identifiants nationaux de remplacement (le cas échéant)

SAM.gov tentera automatiquement de faire correspondre les renseignements de votre entité avec les bases de données officielles. Si votre entité ne peut pas être validée :

• Vous recevrez un avis « Entity Validation Failed ».
• Vous pourrez ensuite ouvrir un billet d’assistance auprès du Federal Service Desk (FSD) à l’adresse https://www.fsd.gov.
• Soyez prêt à téléverser des documents officiels (p. ex. certificat d’enregistrement d’entreprise, statuts constitutifs ou facture de services publics indiquant l’adresse de votre entreprise).

Une fois les renseignements de votre entité validés, examinez attentivement tous les détails pour en vérifier l’exactitude et confirmez-les. Après la soumission, votre identifiant unique d’entité (UEI) sera attribué immédiatement et s’affichera dans le tableau de bord de votre compte SAM.gov.

Étape 3 : (facultatif) Passer à l’inscription complète

Si vous prévoyez soumissionner à des contrats fédéraux, vous devrez poursuivre avec l’inscription complète de votre entité sur SAM.gov. Les sections suivantes doivent être remplies :

1. Identifiant unique d’entité (UEI)
2. Données de base
3. Déclarations (Assertions)
4. Représentations et certifications
5. Réponses des architectes et ingénieurs
6. Questionnaire du Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS)
7. Points de contact (POC)

Étape 4 : Remplir la section des données de base

La section des données de base recueille des renseignements essentiels sur votre entreprise, notamment :

• Renseignements sur l’entreprise – date de création, adresse, URL, etc.
• Formulaire de consentement de l’IRS – les entreprises canadiennes sans numéro d’identification fiscale américain (TIN ou EIN) n’ont pas à remplir cette section.
• Code CAGE – pour les entités non américaines (y compris les entreprises canadiennes), utilisez votre code
• Renseignements sur la propriété – si l’entreprise appartient à une autre entité ou est contrôlée par celle-ci.
• Renseignements sur les prédécesseurs – si un prédécesseur a détenu un contrat ou une subvention fédérale au cours des trois dernières années.
• Renseignements généraux – pays/État de constitution, type d’entité, structure à but lucratif ou non lucratif, etc.
• Renseignements financiers – acceptation des cartes de crédit, transfert électronique de fonds (EFT), chambre de compensation automatisée (ACH).
• Questions sur la rémunération des dirigeants – si 80 % ou plus des revenus proviennent de sources fédérales, accès aux renseignements sur la rémunération des dirigeants.
• Questions relatives aux procédures – conformité aux FAR 52.209-7 et FAR 52.209-9.

Remarque : Aux fins de la passation de contrats du gouvernement des États-Unis, les entreprises canadiennes sont automatiquement classées comme de grandes entreprises.

Les entreprises canadiennes qui maintiennent des divisions à déclaration directe aux États-Unis — c’est-à-dire qui ont une présence établie aux États-Unis tout en étant détenues par une société mère canadienne — peuvent, dans certaines circonstances, être admissibles à une certification de petite entreprise.

De même, lorsqu’une entreprise canadienne fait l’acquisition d’une entreprise américaine, le gouvernement des États-Unis peut continuer de reconnaître l’entité acquise comme une petite entreprise, à condition qu’elle exerce ses activités de façon indépendante et que la société mère n’exerce pas de contrôle direct ni n’intègre ses opérations ou son innovation à celles de l’entreprise acquise.

Dans de tels cas, même si l’entité américaine appartient à une société étrangère de plus grande taille ou fonctionne comme filiale financièrement autonome, elle peut tout de même être considérée comme une petite entreprise aux États-Unis, selon la façon dont sa structure et ses activités sont maintenues.

Étape 5 : Remplir la section « Assertions »

La section « Assertions » requiert notamment les renseignements suivants :

• Codes NAICS
• Product Service Codes (PSC)
• Taille de l’organisation — selon les recettes annuelles ou le nombre d’employés
• Renseignements sur l’échange de données informatisé (EDI)
• Capacités d’intervention en cas de catastrophe

Étape 6 : Représentations et certifications

Cette section porte sur les exigences en matière de conformité, d’intégrité et d’admissibilité. Les principaux thèmes comprennent :

• Nom/titre de la personne responsable de l’établissement des prix des propositions
• Utilisation d’autres installations pour l’exécution du contrat
• Conformité aux exigences de l’Environmental Protection Agency (EPA)
• Suspension, exclusion ou inadmissibilité imposée par un organisme fédéral
• Jugements criminels ou civils (au cours des trois dernières années) liés à la fraude, à la corruption ou à des infractions similaires
• Arriérés d’impôts fédéraux américains (plus de 3 000 $ US, non réglés au cours des trois dernières années)
• Résiliations pour motif valable (au cours des trois dernières années)
• Statut de petite entreprise
• Déclarations relatives à l’égalité en emploi (EEOC)
• Conformité aux exigences en matière d’action positive et de normes du travail
• Divulgation des émissions de gaz à effet de serre
• Conformité à la section 889 (« Covered Telecommunications Equipment » — doit indiquer « Does Not »)

Étape 7 : Réponses des architectes et des ingénieurs

Cette section s’applique uniquement aux entités associées à l’un des codes NAICS suivants :

• 541310 – Services d’architecture
• 541320 – Services d’architecture de paysage
• 541330 – Services d’ingénierie
• 541360 – Services d’arpentage et de cartographie géophysiques
• 541370 – Services d’arpentage et de cartographie (sauf géophysiques)
• 541410 – Services de design d’intérieur
• 541620 – Services de consultation en environnement

Le cas échéant, vous devez remplir le formulaire SF 330, Part II.

Étape 8 : Questionnaire DFARS

La section du Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS) s’applique uniquement aux entités qui détiennent actuellement des contrats du DoD des É.-U. ou qui prévoient soumissionner à de tels contrats.

Comme les cycles d’approvisionnement du DoD des É.-U. peuvent être très concurrentiels et évoluer rapidement, il est fortement recommandé aux entreprises canadiennes de remplir cette section à l’avance afin d’être prêtes à répondre rapidement aux appels d’offres du DoD des É.-U.

Étape 9 : Points de contact

Vous devez désigner des points de contact (POC) clés au sein de votre organisation. Les rôles recommandés comprennent :

• POC – Comptes clients
• POC – Commerce électronique et remplaçant
• POC – Activités gouvernementales et remplaçant
• POC – Rendement antérieur et remplaçant

Il est recommandé que ces rôles soient attribués à du personnel interne de l’entreprise, avec des remplaçants désignés pour assurer la continuité des communications.