À propos de SAM.gov pour les entreprises canadiennes

Qui doit s’inscrire

Si une entreprise souhaite demander des bourses fédérales en tant que bénéficiaire principal, elle doit s’enregistrer. L’enregistrement permet à une entreprise : de soumissionner pour des contrats gouvernementaux; et de demander une aide fédérale.

Dans le cadre de la procédure d’enregistrement, un identifiant d’entité unique (UEI) est attribué. Un enregistrement complet nécessite plus qu’un UEI et a une date d’expiration d’un an à partir de la date d’activation du compte. Si vous laissez votre enregistrement expirer, vous devrez recommencer la procédure.

Remarque : si une entreprise ne souhaite pas postuler directement à des attributions, il n’est pas nécessaire qu’elle s’inscrive. Si elle n’effectue que certains types de transactions, telles que la déclaration en tant que sous-contractant, seul un UEI est nécessaire.

Comment s’inscrire

Pour commencer, il vous faudra créer un compte SAM.gov. Le nom d’utilisateur et le mot de passe sont gérés par Login.gov, un service partagé utilisé par les organismes gouvernementaux pour accéder aux applications des sites Web participants avec un seul justificatif d’identité. Login.gov assure l’authentification lors de la connexion à SAM.gov.

Pour les entreprises canadiennes qui ont des divisions qui relèvent directement d’elles (présence établie aux États-Unis mais détenue par des entreprises au Canada), elles peuvent être certifiées comme étant de petite taille. Ou si une entreprise canadienne a acheté une entreprise américaine aux États-Unis, il arrive souvent que la société mère ne procède pas à ce que nous appelons l’innovation de cette entreprise, afin que le gouvernement américain reconnaisse la société mère. Nous continuons à faire des affaires avec cette autre société, même si elle appartient à une grande entreprise ou en est une filiale financièrement indépendante. Il est donc possible que votre entreprise soit certifiée en tant que petite entreprise aux États-Unis si vous suivez ces étapes.

Une fois connecté à Login.gov, vous serez renvoyé à SAM.gov pour compléter votre profil. Les sections suivantes doivent être complétées pour les enregistrements « all awards » :

1. Unique entity identifier (UEI)
2. Core Data
3. Assertions
4. Reps and Certs
5. Architect and Engineering Responses
6. Defense federal acquisition supplement (DFARS) questionnaire
7. Points of Contact (POCs)
8. SBA Supplemental Page (pour les petites entreprises uniquement)

Après avoir sélectionné l’objet de l’enregistrement (« All Awards ») et le type d’entité, SAM a besoin des renseignements suivants pour obtenir un UEI :

• Nom commercial légal – Le nom de l’entreprise doit figurer dans le champ « REGISTERED NAME » et pas seulement dans le champ « Doing Business As ». Veillez à ce que votre raison sociale soit la même sur tous les documents que vous présentez pour prouver l’existence de votre entreprise. La mention « Doing Business As » ne fonctionne généralement pas si elle ne figure pas sur tous les documents.
• Adresse physique (une boîte postale ne peut pas être utilisée comme adresse physique).
• Date d’incorporation.
• État d’incorporation (Les entités en dehors des É.-U. peuvent avoir besoin de fournir d’autres renseignements).
• National Provider Identifier (NPI) (Entités non américaines uniquement).

SAM.gov validera le nom et l’adresse de l’entité. Si SAM.gov ne peut pas valider l’entité, les utilisateurs peuvent créer un ticket d’aide avec le Federal Service Desk. Il faut également choisir si les renseignements sur l’entité seront visibles dans les résultats de la recherche publique.

Complétez ensuite les données de base de votre entreprise, qui comprennent les renseignements suivants :

• Renseignements sur l’entreprise (date de création, adresse, NIF, URL, etc.).
• Formulaire de consentement de l’IRS.
• Code CAGE (Commercial & Government Entity) : Numéro d’identification à 5 caractères attribué par la Defense Logistics Agency pour identifier les fournisseurs (si une entreprise n’en a pas, sélectionner « NO » et un numéro sera attribué après l’enregistrement).
• Détails sur la propriété (détenue ou contrôlée par une autre entité).
• Informations sur le prédécesseur (le prédécesseur a été titulaire d’un contrat fédéral ou d’une subvention au cours des trois dernières années?).
• Renseignements généraux (pays/état de constitution, structure de l’entité/du profit, etc.).
• Renseignements financiers (accepte les cartes de crédit, les transferts électroniques de fonds, la chambre de compensation automatisée).
• Questions relatives à la rémunération des dirigeants (plus de 80 % des revenus proviennent de sources fédérales, accès aux informations financières des dirigeants).
• Questions relatives aux procédures (FAR 52.209-7, FAR 52.209-9).

La page complémentaire de la SBA ne concerne que les petites entreprises américaines. Les entreprises canadiennes sont automatiquement considérées comme des grandes entreprises.

Pour la section « Assertions », fournissez les informations suivantes :

• Codes du système de classification des industries nord-américaines (NAICS) (https://www.census.gov/naics/ )
• Codes des produits et services (PSC) (optionnel) (https://www.acquisition.gov/content/product-and-service-code-manual)
• Taille de l’organisation (recettes annuelles, nombre d’employés)
• Échange de données informatisées (EDI)
• Renseignements sur les interventions en cas de catastrophe

La section « Reps and Certs » (représentations et certifications) comprend quarante-deux questions :

• Nom/Titre de la personne responsable des prix proposés dans la proposition de l’entreprise
• Autres installations utilisées pour l’exécution du contrat
• Conformément aux lignes directrices de l’EPA
• Radié, suspendu, considéré comme inéligible par une agence fédérale
• Condamnation/jugement civil (3 dernières années) – fraude, antitrust, détournement de fonds, vol, falsification, corruption, etc.
• Impôts fédéraux en souffrance (3 dernières années) – + 3 000 $, toujours en suspens
• Terminaison pour motif valable (3 dernières années)
• Préoccupations des petites entreprises
• Rapports EEOC (Equal Employment Opportunity Commission)
• Programmes d’action positive (Affirmative Action Programs)
• Normes du travail
• Divulgation des émissions de gaz à effet de serre
• Équipements de télécommunications couverts par la section 889 – « DOES NOT »

La section « Architect-Engineer Response » ne s’applique que si l’un des codes NAICS suivants est sélectionné :

• 541310 – Services d’architecture
• 541320 – Services d’architecture paysagère
• 541330 – Services d’ingénierie
• 541360 – Services de sondage et de cartographie géophysiques
• 541370 – Sondages et cartographie (sauf géophysique)
• 541410 – Services d’architecture d’intérieur
• 541620 – Services de conseil en environnement

Si l’un des codes NAICS ci-dessus s’applique, des renseignements supplémentaires sont nécessaires pour compléter le SF 330 Part II.

La section « Defense FAR Supplement (DFARS) » n’est applicable que si une entité souhaite soumissionner ou détient actuellement des contrats émis ou financés par le département de la Défense (DoD). Étant donné que la concurrence peut être forte et que le cycle d’approvisionnement peut être court, il est recommandé aux entreprises canadiennes de compléter cette section avant de soumissionner afin d’être prêtes à répondre aux appels d’offres du DoD des É.-U. dans les délais impartis.

Pour la section « Points of Contacts (POC) », les personnes contacts sont les suivantes :

• Comptes recevables POC
• Affaires électroniques POC
• Affaires électroniques – POC alternatif
• Affaires gouvernementales POC
• Affaires gouvernementales – POC alternatif
• Performance passée POC
• Performance passée – POC alternatif

Il est recommandé que des personnes au sein de l’entreprise soient désignées comme point de contact de l’entreprise et que d’autres points de contact (alternate POC) soient divulgués.

La « SBA Supplemental Page » ne s’applique que si au moins un code NAICS de petite entreprise est sélectionné. Les entreprises peuvent y fournir des renseignements supplémentaires pour des études de marché et compléter des demandes pour les programmes HUB zone ou 8(a) de la SBA.

Toutes les entités qui souhaitent faire des affaires avec le gouvernement fédéral des États-Unis doivent s’inscrire dans le système de gestion des contrats (SAM) sur le site SAM.gov. Le site SAM.gov offre de nombreux renseignements et fonctionnalités :

• Recherche d’opportunités de contrats avec le gouvernement des É.-U. Les opportunités comprennent les notifications de pré-sollicitation, les notifications de sollicitation, les notifications d’attribution et les notifications de source unique.
• Obtenir des données sur les contrats, qui fournissent des renseignements détaillés sur tous les contrats dont les agences fédérales doivent rendre compte. Il s’agit d’actions avec une valeur estimée à 10 000 $ ou plus.
• S’inscrire pour faire des affaires avec le gouvernement des É.-U.
• Mettre à jour, renouveler ou vérifier le statut de votre enregistrement d’entité.
• Rechercher des renseignements sur les entités, notamment les enregistrements d’entités, les exclusions, le registre des interventions en cas de catastrophe et les données relatives à la responsabilité/qualification.
• Rapports d’entité : les entités qui bénéficient d’un contrat fédéral, d’une subvention ou d’un prêt peuvent être tenues de soumettre périodiquement un ou plusieurs rapports postérieurs à l’attribution, en fonction des exigences de l’attribution. Les rapports BioPreferred et les rapports sur les contrats de service peuvent être consultés et soumis sur SAM.gov.

L’enregistrement ou le renouvellement sur SAM.gov est gratuit et les enregistrements doivent être mis à jour tous les 12 mois pour rester actifs. En vous inscrivant avec succès auprès de SAM, vous rendez votre entreprise visible et accessible à toutes les agences fédérales civiles et militaires qui, sinon, n’en auraient pas connaissance.

Les types de notification avec SAM.gov sont les suivants

Si un utilisateur souhaite uniquement consulter des opportunités, il n’a pas besoin d’un compte SAM.gov. En revanche, si un utilisateur n’appartenant pas au gouvernement américain souhaite suivre les opportunités de contrat, enregistrer des recherches, consulter la liste des fournisseurs intéressés par une opportunité et demander des documents sécurisés, il doit s’inscrire sur SAM.gov.

Pour rechercher des opportunités actuelles dans SAM.gov, sélectionnez « Search » (recherche) dans le menu supérieur.  Dans le menu de gauche, cliquez sur « All Domains » (tous les domaines) sous « Select Domain » (sélectionner un domaine). Vous pourrez choisir entre « Contract opportunities » (opportunités de contrat), « Assistance Listings » (listes d’assistance), « Entity Information » (renseignements sur les entités), et bien plus encore.

Lorsque vous recherchez des « opportunités de contrat », saisissez votre mot de recherche dans la barre « Search » et filtrez par « Federal Organizations » (organisations fédérales), « Dates », « Notice Types » (Types de notification) et plus encore dans le volet de navigation de gauche.

Vous pouvez choisir de suivre une opportunité en sélectionnant le titre de l’opporturnité (liste) et en cliquant sur le bouton « Follow » (suivre) dans le coin supérieur gauche. Si l’agent contractant l’autorise, vous pouvez également consulter la « Interested Vendor List » (liste des fournisseurs intéressés) dans le volet de navigation de gauche (le compte SAM.gov est nécessaire). 

Transition de DUNS à UEI (4 avril 2022)

• Le numéro DUNS a été supprimé de SAM.gov et remplacé par l’identifiant unique de l’entité (UEI).
• Les entités enregistrées existantes peuvent consulter l’UEI dans l’onglet « Workspace » (espace de travail) en sélectionnant le widget « Entities » (entités).

FAPIIS a déménagé sur SAM.gov (12 décembre 2022)

• Point d’accès unique pour les renseignements concernant la gestion de l’entité, les exclusions, la responsabilité et les renseignements sur les qualifications.
• Les agences continueront à soumettre les données de responsabilité et de qualification par le biais du module FAPIIS dans CPARS.
• Les données FAPIIS dans SAM.gov sont nommées Responsibility/Qualification (responsabilité/qualification).
• Avant d’attribuer un contrat, les agents de négociation des contrats fédéraux examinent les renseignements relatifs à la responsabilité et à la qualification.

Utilisez les options d’auto-assistance de SAM.gov – Recherchez des articles d’aide pour trouver des réponses à vos questions ou Explorez un menu de nos sujets d’aide les plus populaires.

Demandez l’aide du bureau d’assistance fédéral (FSD) pour obtenir de l’aide sur votre compte, résoudre des problèmes techniques, créer et gérer des tickets d’assistance ou chatter avec un agent du bureau d’assistance.  Veuillez ne pas contacter FSD.gov au sujet de contrats, d’opportunités ou de processus d’agences spécifiques.

Si vous êtes une entreprise canadienne et que vous avez besoin de conseils pour soumissionner sur une opportunité de contrat spécifique, contactez la CCC.