Les entreprises devraient disposer d’un cadre décisionnel pour soumissionner/ne pas soumissionner parce que soumissionner pour des contrats, en particulier des contrats gouvernementaux, est un processus exigeant, coûteux et concurrentiel. Sans processus décisionnel structuré, les entreprises risquent de perdre beaucoup de temps et d’argent sur des opportunités qu’elles ont peu de chances de remporter.
Dans cet article, nous résumons le cadre décisionnel pour soumissionner/ne pas soumissionner exact utilisé par Judy Bradt, PDG de Summit Insight, pour conseiller ses clients afin qu’ils économisent des milliers de dollars, récupèrent des mois d’efforts et maintiennent la motivation de leurs équipes en ne poursuivant que les opportunités gouvernementales pertinentes.
Nous abordons également la manière d’identifier les signaux d’alerte, afin que vous puissiez vous concentrer sur les opportunités que vous avez le plus de chances de remporter.
Pourquoi avoir un cadre décisionnel pour soumissionner/ne pas soumissionner
L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un cadre décisionnel est qu’il favorise l’objectivité et la rigueur, obligeant les décideurs à évaluer si l’entreprise rencontre véritablement les exigences, entretient des relations avec le client et est en mesure d’offrir une solution compétitive.
Les entreprises qui évaluent les opportunités à l’aide de critères constants ont tendance à soumettre moins de propositions, mais elles les remportent plus souvent, car elles investissent leur énergie là où elles sont les mieux placées pour réussir.
Un autre avantage important est la protection des ressources internes. Un cadre décisionnel clair aide les entreprises à hiérarchiser et à allouer efficacement leurs ressources. Il réduit également les coûts de développement des affaires en éliminant le temps et les efforts consacrés à la recherche de propositions peu probables.
Est-ce que chaque opportunité gouvernementale nécessite une proposition?
Vous n’avez pas besoin d’avoir une proposition complète et formelle pour chaque opportunité. Les demandes de proposition (Requests for Proposals ou RFP) nécessitent des transmissions détaillées et très structurées.
En comparaison, les demandes de devis (Requests for Quotation ou RFQ), les appels d’offres (Invitations for Bid ou IFB) et les micro-achats nécessitent souvent un minimum de documentation et peuvent même être utilisés pour commencer à établir une relation avec le client. Ce sont d’excellents moyens de mettre un pied dans la porte, d’apprendre le processus et de démontrer vos capacités sans le temps et le coût énormes d’une proposition complète. Voici un résumé des caractéristiques de chacune des demandes d’approvisionnement.
Caractéristiques | IFB (Invitation for Bid) | RFP (Request for Proposal) | RFQ (Request for Quotation) |
Autorité FAR | Part 14 — Appel d’offres scellé | Part 15 — Approvisionnement négocié | Part 13 — Procédures d’acquisition simplifiées |
Objectif | Acheter quelque chose de précisément défini; pas de négociation | Acheter un produit/service complexe nécessitant un jugement ou des compromis | Obtenir des cotations pour des achats à faible risque, généralement de petite valeur |
Ce que vous soumettez | Une proposition : formulaires complétés, certifications, prix fixe | Un devis : technique, la gestion, performances passées et prix volumes | Une cotation : brève présentation des prix et des capacités |
Base d’évaluation | Prix le plus bas, techniquement acceptable (LPTA) | Meilleur rapport qualité-prix ou compromis (prix + facteurs non liés au prix) | Prix + fit; souvent LPTA ou meilleur rapport qualité-prix |
Négociation / Discussion autorisée? | Non — propositions scellées ouvertes publiquement | Oui — clarifications, discussions, révisions | Parfois — clarifications informelles autorisées |
Type d’attribution | Contrat attribué au soumissionnaire responsable ayant présenté l’offre la plus basse | Contrat attribué au soumissionnaire offrant le meilleur rapport qualité-prix | Bon de commande ou bon de travail |
Gamme de prix typique | Souvent > 350 000 $ (construction, commodités) | Services/systèmes complexes de taille moyenne à grande | Généralement < 350 000 $; seuil micro à simplifié |
Exemples | Entretien des installations des bases, achat de véhicules | Cybersécurité, logistique, R&D, soutien aux programmes | Fournitures de bureau, sessions de formation, petits travaux informatiques |
Charge de travail liée à la proposition | Faible : tarification + conformité | Élevée : capture complète, thèmes gagnants, révisions de l’équipe par couleurs (color-team reviews) | Légère : réponse courte, souvent le jour même |
Cadre décisionnel WIRED soumissionner/ne pas soumissionner
Au cours du webinaire, Mme Bradt a présenté son cadre décisionnel WIRED, une approche structurée qui aide les contractants à évaluer la pertinence de poursuivre une opportunité spécifique. Ce cadre garantit que les décisions relatives aux propositions sont fondées sur la stratégie, la préparation et le retour sur investissement plutôt que sur l’impulsion ou l’optimisme. L’acronyme WIRED signifie :
- W – Probabilité de gain
- I – Influence préalable
- R – Ressources et niveau de préparation
- E – Évaluation du fit
- D – Valeur du contrat
Le premier élément, Gain (W), se concentre sur la probabilité de succès. Il s’agit de déterminer si l’entreprise a une chance réelle de remporter le contrat, en s’appuyant sur les informations concurrentielles, les performances passées et le positionnement.
L’influence (I) examine si l’entreprise a établi des relations significatives avec l’acheteur ou l’utilisateur final avant la publication de l’appel d’offres. Si l’entreprise n’a eu aucun contact préalable avec le client et n’a pas d’insight sur ce à quoi il a besoin de, cela indique une position faible et un risque de « non-soumission ».
Ensuite, les Ressources (R) évaluent si l’entreprise dispose du temps, du personnel, des finances et des partenaires nécessaires pour livrer une proposition conforme et compétitive. De nombreuses entreprises sous-estiment les ressources nécessaires pour produire une proposition de qualité, et Judy souligne qu’une proposition précipitée ou disposant de ressources insuffisantes conduit souvent à un gaspillage d’efforts.
L’Évaluation (E) examine dans quelle mesure la solution proposée par l’entreprise correspond aux critères d’évaluation énoncés par le client. Un bon fit technique, une compréhension claire des exigences et des prix compétitifs sont essentiels pour obtenir un résultat élevé dans ce domaine.
Enfin, le Contrat (D) examine si l’opportunité est intéressante du point de vue commercial. Ceci inclut les marges bénéficiaires, le type de contrat, les termes de paiement et la valeur à long terme de l’obtention du contrat. Même un contrat qui semble gagnable peut ne pas valoir la peine d’être soumissionné s’il nuit à la rentabilité ou détourne l’attention d’objectifs plus stratégiques.
Notification avec WIRED
Si chaque organisation peut adapter l’échelle à ses propres priorités, l’idée centrale est d’attribuer une note comprise entre 0 et 2 points à chacun des cinq facteurs WIRED, pour un total maximal de 10 points.
W – Probabilité de gain
- 2 points : Vous connaissez bien le client, vous disposez d’un avantage concurrentiel évident et vous êtes en position de gagner.
- 1 point : Vous avez quelques chances de gagner, mais vous êtes confronté à une forte concurrence ou vous ne disposez pas de certains avantages.
- 0 point : Vous avez peu ou pas de chances : il existe une concurrence bien établie ou vous êtes inconnu de l’acheteur.
I – Influence
- 2 points : Vous avez parlé directement avec l’acheteur ou les décideurs, défini les exigences ou eu des contacts préalables à la sollicitation.
- 1 point : Vous avez eu des contacts limités, peut-être rencontré l’acheteur, mais sans influencer les exigences.
- 0 point : Vous n’avez eu aucun contact ni aucune information sur les besoins de l’acheteur avant la sollicitation.
R – Ressources
- 2 points : Vous avez la préparation, le personnel, le temps, le budget, et les partenaires nécessaires pour élaborer et livrer une proposition solide et conforme.
- 1 point : Vous pouvez gérer, mais vous aurez besoin d’étirer ou de réorienter certaines ressources pour compléter la proposition.
- 0 point : Vous manquez du personnel, des fonds, ou des partenaires nécessaires pour créer une soumission compétitive.
E – Évaluation du fit
- 2 points : Vos performances passées, votre approche technique et votre prix correspondent parfaitement aux critères d’évaluation.
- 1 point : Vous rencontrez la plupart des critères, mais présentez quelques lacunes ou faiblesses.
- 0 point : Votre offre ne correspond pas vraiment à ce que le client recherche.
D – Contrat
- 2 points : Le contrat est rentable, stratégiquement intéressant et mérite les efforts de votre entreprise.
- 1 point : Il offre un profit ou un avantage stratégique limité, mais peut tout de même valoir la peine d’être envisagé.
- 0 point : Le contrat n’est pas viable financièrement ou stratégiquement; les marges sont faibles ou les risques élevés.
Une note élevée (environ 10 points) indique une bonne opportunité et une décision de « soumissionner », tandis que des notes modérées (7 à 9) suggèrent de procéder avec prudence. Une note faible (inférieure à 6) indique une « non-soumissionner » et l’entreprise devrait concentrer son énergie sur les opportunités où ils se trouvent mieux placés pour gagner.
Total Points | Décision | Signification |
10 | Soumissionner avec confiance | Vous êtes bien placé pour gagner. |
7–9 | Procéder avec prudence | Renforcez vos points faibles avant de soumissionner. |
0–6 | Ne pas soumissionner | Réaffectez vos ressources à de meilleures opportunités. |
Signaux d’alerte à surveiller
Plusieurs signaux d’alerte peuvent indiquer qu’une entreprise devrait reconsidérer la poursuite d’une opportunité. L’un des signaux d’alerte les plus critiques est lorsque la sollicitation semble refléter les capacités, le personnel ou les performances passées d’un titulaire ou d’un concurrent, il est raisonnable de se demander dans quelle mesure l’acheteur connaît déjà cette entreprise.
Évitez les demandes qui limitent le bassin de soumissionnaires de manière à vous exclure : par exemple, les opportunités réservées aux petites entreprises (auxquelles les entreprises canadiennes ne sont pas admissibles).
Méfiez-vous des opportunités réservées aux fournisseurs qui ont déjà obtenu une place dans le contrat que l’agent contractuel planifie d’utiliser pour octroyer le travail. N’essayez pas de soumissionner dans ces circonstances, sauf si vous disposez déjà d’un partenaire qualifié ou d’un accord de collaboration.
Un délai de proposition court pour répondre aux appels d’offres complexes pourrait suggérer que l’agent contractuel est déjà convaincu d’obtenir deux offres ou plus de la part de fournisseurs qui comprennent bien les exigences.
Si vous vous contentez de répondre aux appels d’offres trouvés en ligne, que vous n’avez pas établi de relations avec les acheteurs, que vous n’avez joué aucun rôle dans la définition des exigences, que vous n’avez pas eu connaissance des demandes d’études de marché préliminaires ou que vous n’avez pas répondu aux demandes, et que vous n’avez pas démontré vos atouts différenciateurs à l’acheteur, vos chances de succès diminuent considérablement.
Une autre considération est la rentabilité et le fit stratégique. Même si vous pouvez remporter le contrat, soumissionner pour des projets avec des marges minimales ou qui vous détournent de votre stratégie principale peut nuire à votre entreprise à long terme.
Enfin, des exigences vagues ou étrangement spécifiques, des sollicitations publiées tardivement le vendredi, des codes NAICS inattendus ou des indicateurs de performance qui ressemblent fortement aux capacités d’une autre entreprise sont autant de signes indiquant que votre proposition ne servira qu’à satisfaire une exigence concurrentielle.
Ressources supplémentaires
Voici les ressources supplémentaires mentionnées lors du webinaire qui peuvent vous aider à soumettre des propositions gagnantes :
- Approche structurée de la prospection et de la communication
- Utiliser les micro-achats pour passer du contact au contrat (en anglais uniquement)
- Bid/No Bid Guide from Summit Insight (en anglais) qui inclut une matrice de décision pour soumissionner/ne pas soumissionner et une liste de contrôle diagnostique.
- Capability Statements Guide from Summit Insight (en anglais) qui comprend comment positionner votre offre, des exemples concrets, des conseils de mise en forme et des modèles personnalisables de déclaration de capacités (Capability Statement).
- Livre : Government Contracts Made Easier (en anglais) par Judy Bradt