Chaque année, le ministère américain de la défense sélectionne avec soin des partenaires contractuels pour aider ses forces armées à rester armées, équipées et prêtes à se défendre. 

 

Vous devez vous inscrire auprès du ministère pour faire partie de l’écosystème des fournisseurs du DoD américain. Étant donné que les marchés d’approvisionnement du DoD sont complexes et décentralisés, il existe quelques endroits où vous devez insérer des informations sur votre entreprise et vos produits ou services. Vous devrez également demander quelques numéros d’enregistrement importants pour que les acheteurs puissent s’approvisionner auprès de vous. 

Pour que vos interactions avec le ministère américain de la défense soient aussi fluides que possible, nous vous recommandons de vous accorder suffisamment de temps pour effectuer les démarches suivantes avec soin et dans l’ordre :

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Déterminez la catégorie de votre produit ou service

La première étape consiste à connaître les codes FSC/SVC (Federal Supply Classification/Service code), les codes des marchandises et services (PSC) et le Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) s’appliquant aux produits, aux services ou aux secteurs d’activité dans lesquels votre organisation exerce normalement ses activités.

DÉLAI : quelques minutes. Il s’agit de recherches simples pour trouver vos numéros.

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Obtenir un numéro DUNS et un code NCAGE

Obtenez votre numéro DUNS

  1. Vérifiez si un numéro DUNS est déjà attribué à l’entreprise en effectuant une à l’aide de Dun et Bradstreet (D&B).
  2. Si aucun numéro DUNS n’est associé à l’entreprise, enregistrez-vous auprès du service D&B pour obtenir le système universel de numérotage des données.

    DÉLAI : prévoyez un à deux jours ouvrables pour obtenir le numéro international DUNS.
  1. Une fois que vous avez le numéro DUNS, vous devez obtenir un code NCAGE.

Obtenez votre code NCAGE

Il est obligatoire de fournir le code NCAGE (pour les fournisseurs étrangers) pour un enregistrement dans le SAM.

  1. Vérifiez si un code NCAGE est déjà attribué à l’entreprise en effectuant une recherche auprès de l’Agence OTAN de soutien et d’acquisition (NSPA) à l’aide de l’outil de demande de code NCAGE.
  2. Si la recherche n’aboutit pas à une correspondance avec un code NCAGE existant, remplissez le formulaire de demande d’attribution d’un code NCAGEet envoyez-le par courriel à la CCC à l’adresse [email protected]
  3. La CCC examinera la demande et la transmettra au ministère de la Défense nationale (MDN) pour l’attribution d’un code NCAGE.
  4. Lorsque le code NCAGE est attribué, un courriel est envoyé au point de contact de l’entité mentionné dans la demande de code NCAGE. Suivez les instructions contenues dans le courriel, y compris la validation de votre code NCAGE et le délai d’enregistrement dans le système de gestion des marchés publics (SAM).

Validez votre code NCAGE

  1. Les renseignements relatifs au nouveau code NCAGE peuvent être validés en accédant au portail électronique de la NSPA.
    • Cliquez sur l’onglet « Recherche & demande de codes CAGE/NCAGE ».
    • Saisissez le code NCAGE dans le premier écran et cliquez sur la touche Entrée.
    • Au bas de l’écran, une zone présentant les résultats s’affiche. Cliquez sur la ligne de l’entité/organisation.

Validez vos informations dans la recherche et demande de code CAGE

  1. Une fois le code NCAGE reçu, le code NCAGE est affiché dans CAGE Search and Inquiry (CSI) Il s’agissait auparavant du Business Identification Number Cross Reference System (BINCS).
  2. Le nom légal et l’adresse de l’entité/organisation doivent être strictement identiques à celles de la NSPA, du système CSI et du service D&B.
  3. Accédez au système CSI pour confirmer les données liées au code NCAGE.

    DÉLAI : le système CSI est mis à jour après que le Bureau de programme CAGE a reçu et traité les données relatives au code NCAGE, ce qui peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables.

 .

3

Enregistrez-vous auprès de SAM

Un code NCAGE et un enregistrement dans le système SAM sont des conditions préalables à toute attribution de contrat. Après avoir obtenu un numéro DUNS et un code NCAGE, vous devez vous enregistrer dans le système de gestion des attributions (SAM) pour les contrats. 

SAM est une base de données conçue pour contenir les informations relatives aux marchés publics et aux transactions financières et permet le paiement électronique rapide de vos factures. Les entités peuvent s’enregistrer gratuitement directement sur le site Web. Les guides d’utilisation et les webinaires sont accessibles sous l’onglet Aide.

 

Comment s’inscrire

  1. Vous devez avoir un code NCAGE avant de vous enregistrer dans SAM.
  2. Si vous êtes physiquement situé en dehors des États-Unis et de ses territoires, suivez le guide rapide pour les enregistrements internationaux sur SAM.gov.
  3. Les fournisseurs étrangers ne sont PAS tenus d’indiquer les numéros d’identification aux fins de l’impôt dans le système SAM.
  4. Si la demande d’enregistrement est soumise avec succès dans le système SAM avec le code NCAGE, un courriel de confirmation sera envoyé aux utilisateurs administrateurs autorisés de l’entité/organisation et le statut dans le système SAM sera mis à jour en indiquant « Pending CAGE Validation » (en attente de validation CAGE).

REMARQUE : Si l’enregistrement n’est pas complet dans le système SAM, le statut indiquera qu’il s’agit d’un brouillon (« draft ») jusqu’à ce que la section sur les données de base (Core Data) soit complète. La mention « Work in Progress » (en cours) indique que les données de base ne sont pas complètes. Connectez-vous à SAM et vérifiez le SAM Status Tracker. Les coches figurant dans le menu de navigation de gauche ou les messages d’erreur en haut de la page indiqueront ce qui doit être fait pour terminer le processus d’enregistrement.

  1. Si vous n’arrivez pas à vous enregistrer sur SAM, vérifiez les renseignements de la NSPA, du service D&B, du système SAM et du système CSI pour vous assurer que la raison sociale et l’adresse sont strictement identiques. Ensuite :
    • Si des corrections sont nécessaires dans les données relatives au code NCAGE, soumettez une demande de mise à jour à la CCC par l’intermédiaire de l’adresse [email protected]
    • Si des corrections sont nécessaires auprès de D&B, consultez le site Web de D&B pour connaître les étapes à suivre pour mettre à jour votre numéro DUNS.
    • La demande d’enregistrement ne sera pas traitée tant que les renseignements contenus dans la demande n’auront pas été corrigés et soumis à nouveau dans le système SAM.
    • Consultez l’onglet d’aide de SAM ou communiquez avec CCC pour vous aider à résoudre le problème.

      DÉLAI : prévoir 10 jours ouvrables à compter de la réception de la demande d’enregistrement pour que le processus de validation soit terminé.
4

Déterminez les possibilités actuelles d’achat du DoD

Consultez le site beta.SAM.gov

Consultez le site SAM.gov et enregistrez-vous sur le site Web pour être informé des nouvelles possibilités dans vos secteurs d’activités. Il s’agit du site Web officiel qui permet au secteur privé d’accéder de façon électronique aux possibilités d’approvisionnement à l’échelle du gouvernement. 

Il fournit une base de données complète de toutes les principales invitations à soumissionner du gouvernement, des attributions de contrats de plus de 25 000 dollars américains, des possibilités de sous-traitance, des ventes de biens immobiliers excédentaires et des occasions d’affaires à l’étranger avec le gouvernement fédéral. Allez à la section Learning Centre (centre d’apprentissage) dans le menu du haut et consultez les détails.

 

Consultez le site FedMall

FedMall est un système de commande en ligne pour le DoD, le gouvernement fédéral, les États et les collectivités locales autorisées.

Les agences peuvent rechercher et acquérir des produits auprès des réserves gouvernementales et des sources commerciales, ce qui leur donne accès à plus de 29 millions d’articles individuels d’approvisionnement. 

Les fournisseurs peuvent effectuer des ventes sur FedMall sans contrat par l’intermédiaire de FedMall MarketPlace, en utilisant un calendrier de la GSA, ou un contrat attribué par FedMall par l’intermédiaire du Contract Support Office (bureau de soutien des contrats) de la Defense Logistics Agency (DLA). L’accès à FedMall se fait désormais par le biais du site Web Procurement Integrated Enterprise Environment (PIEE). Les nouveaux utilisateurs doivent suivre les processus d’enregistrement et d’approbation du PIEE.

Visitez DLA Internet Bid Board System (DIBBS)

La DLA publie des occasions sur son site DLA Internet Bid Board System (DIBBS). L’application Web vous permet de rechercher, de visualiser et de soumettre des devis sécurisés sur des demandes de prix (DP) pour des articles de fournitures de la DLA :

Consultez les sites Web individuels

De nombreux organismes, départements militaires et bureaux de négociation de contrats possèdent également des sites Web d’approvisionnement. En outre, de nombreux commandements contractants publient régulièrement des occasions sur leurs sites de médias sociaux. Consultez les différents sites pour connaître les autres sources d’information possibles.

Outil de recherche d’appels d’offres internationaux

L’Outil de recherche d’appels d’offres internationaux est une application Web qui rassemble plus de 240 000 occasions dans plus de 195 pays et 25 sites Web en un seul endroit, mis à jour de manière périodique et facile à comprendre.

Inscrivez-vous à notre outil et parcourez toutes les opportunités avec le DoD américain à partir d’un seul compte.

Choses à faire et ne pas faire lors de la vente au DoD américain

FAIRE:

  • Suivez les bureaux d’approvisionnement sur les médias sociaux.
  • Entrez en contact avec les responsables en approvisionnement, de préférence en face à face lors d’événements.
  • Assistez aux journées industrielles pour vous renseigner sur les besoins émergents
  • Envisagez de vous associer à une entreprise américaine en tant que sous-traitant.

NE PAS FAIRE:

  • Sous-estimer l’importance d’une documentation complète et précise.
  • Utiliser trop de jargon marketing dans votre offre. Optez plutôt pour un langage simple et clair.
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Faites connaître votre produit ou service

Au début de l’année 2022, le bureau du sous-secrétaire américain à la défense a défini 14 domaines technologiques essentiels à la sécurité nationale dans une ère de concurrence mondiale sans précédent. Les entreprises canadiennes qui offrent des solutions dans ces domaines peuvent bénéficier encore davantage de ces priorités du DoD américain :

Biotechnologie

Matériaux avancés

Microélectronique

Production et entreposage des énergies renouvelables 

Énergie dirigée

Science quantique

Intelligence artificielle et autonomie

Domaines technologiques critiques du DoD américain

Informatique avancée et logiciels

Armes hypersoniques

La future génération de technologies sans fil

Systèmes de systèmes de réseaux intégrés

Technologie spatiale

Interfaces personne-machine

Détection intégrée et cybernétique

Rencontrer des acheteurs potentiels. Visitez le site Web de la National Defense Industrial Association pour un calendrier des événements.

Contactez le Service des délégués commerciaux et parlez avec un délégué commercial opérant dans la région la plus proche de votre ou vos acheteurs cibles.

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Connaître les règles de passation de contrats avec le DoD américain

Règlements généraux

Le Federal Acquisition Regulations (FAR) constitue le manuel des négociations de contrats du gouvernement américain. Outre le FAR, certains départements et organismes du gouvernement américain disposent de règlements supplémentaires. Dans le cas du DoD, il dispose du Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS). Ces règlements précis sont fondés sur la politique du DoD ou sur la législation américaine.

Les procédures, directives et renseignements (Procedures, Guidance, and Information [PGI]) complètent le Defence Federal Acquisition Regulations Supplement (DFARS). Elles vous aideront à comprendre le DFARS. Le Defense Pricing and Contracting (DPC) (DPAP) est l’autorité du DoD en matière de politique de négociations de contrats et d’approvisionnement.

Normes du DoD en matière de cybersécurité

La cyberhygiène est un domaine d’intérêt majeur pour le DoD américain (et le gouvernement américain en général). En 2020, le DoD a publié de nouvelles règles pour certains contrats impliquant des informations non classifiées contrôlées du DoD, exigeant maintenant une conformité démontrée et vérifiable avec la cyber-norme NIST SP 800-171.

En outre, le DoD est en train de déployer la mise en œuvre de son nouveau modèle de maturité de la cybersécurité (en anglais Cybersecurity Maturity Model Certification ou CMMC) qui sera une exigence de toutes les demandes de propositions du DoD à partir de 2026.

 

Allez-vous gérer des données techniques critiques sur le plan militaire?

Les entrepreneurs canadiens et américains doivent être certifiés par le Programme mixte d’agrément afin de soumissionner et de travailler sur des contrats, et pour mener des recherches nécessitant l’accès à des données techniques critiques sur le plan militaire.

Obtenez un agrément dans le cadre du Programme mixte d’agrément de Services publics et Approvisionnement Canada.

Afin de vous conformer aux règlements sur le contrôle des données techniques et de pouvoir examiner, posséder ou transférer des marchandises contrôlées au Canada, vous devez également vous inscrire au Programme des marchandises contrôlées (PMC).

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