Tenants et aboutissants de l’approvisionnement du DoD des É.-U.
Pour obtenir des contrats sur l’énorme marché américain de la défense, les entreprises canadiennes doivent savoir où trouver des occasions et comment explorer les mécanismes et processus parfois complexes qui permettent de se préparer à soumissionner.
Connaître les commandes d’achat qui comptent pour
L’approvisionnement en matière de défense des États-Unis est géré par le DoD. Chacun des cinq services armés (Army, Navy, Air Force, Marine Corps, Space Force, Coast Guard [armée de terre, marine, armée de l’air, corps des marines, forces spatiales, garde-côtes]) et d’autres organismes ont également chacune leurs propres services d’approvisionnement, par exemple :
- le Bureau du secrétaire adjoint de la marine pour la recherche, le développement et l’acquisition (comprend le U.S. Marine Corps);
- le Bureau du secrétaire adjoint de l’armée de terre pour l’acquisition, la logistique et la technologie;
- le Bureau du sous-secrétaire de l’armée de l’air;
- la Direction des acquisitions de la Garde côtière des États-Unis;
- le Commandement des systèmes spatiaux.
Voici d’autres bureaux importants à connaître :
- l’Agence logistique de défense, qui gère l’approvisionnement des fournitures telles que la nourriture, le carburant et les produits pharmaceutiques;
- la DARPA, qui s’occupe de la R et D pour le DoD des É.-U.;
- l’Agence nationale de sécurité (NSA), qui gère le renseignement, la cryptologie et la sécurité de l’information.
Se préparer à vendre au DoD des É.-U.
Votre entreprise doit se préparer à soumissionner à un appel d’offres du DoD des É.-U. Il lui faut pour cela franchir plusieurs étapes essentielles qui sont décrites ci-après. Pensez à télécharger notre guide d’entrée sur le marché américain (lien vers la page de renvoi au guide « Au-delà de la défense ») :
1. Classez votre produit – Trouvez les codes de la classification fédérale des approvisionnements, les codes des marchandises et services, et du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) pour votre produit ou service.
2. Obtenez votre code OTAN d’organisme commercial ou gouvernemental (NCAGE) – Ce code est obligatoire pour les fournisseurs étrangers qui souhaitent accéder au secteur de l’approvisionnement du DoD des É.-U. Accédez au site ici. Le code doit être validé, ce qui peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables.
3. Obtenez un numéro DUNS (Data Universal Numbering System, système de numérotation universel des données) et inscrivez-vous dans le système SAM (System for Award Management, système pour la gestion de subventions) – Cette démarche est obligatoire pour faire des affaires avec le gouvernement fédéral américain. Vous pouvez obtenir votre numéro DUNS ici et vous inscrire à SAM ici. Un à deux jours ouvrables sont nécessaires pour recevoir votre numéro DUNS.
4. Trouvez des occasions – Vérifiez auprès des différents bureaux du secteur de l’approvisionnement et consultez régulièrement le site Internet SAM. Vous pouvez également consulter le site FedMall et l’Outil de recherche d’appels d’offres internationaux pour rechercher de nouveaux appels d’offres.
5. Faites-vous connaître – Cliquez ici pour trouver le calendrier des événements de la National Defense Industrial Association (NDIA, Association industrielle de défense nationale) où vous pouvez présenter votre produit, et communiquez avec le Service des délégués commerciaux le plus proche de votre marché cible.
6. Apprenez les règles et les règlements – Le site du Federal Acquisition Regulations (FAR, Règlement fédéral sur les acquisitions) est un bon point de départ, tout comme celui du DFARS. La CCC peut vous aider à comprendre ces différents règlements.
Augmenter la portée de vos produits avec le DoD des É.-U.
Téléchargez le guide de vente au DoD.
Le DoD emploie plus de 30 000 personnes chargées des acquisitions. Vous devez savoir comment trouver parmi eux les bons acheteurs pour votre produit ou service. Voici quelques conseils pour commencer.
1. Suivez le cheminement de l’argent – Qui a dépensé l’argent dans votre catégorie par le passé?
2. Ciblez votre marché – Comprenez la mission, l’environnement, les défis et les points sensibles de votre client potentiel.
3. Adaptez votre présentation – N’offrez pas une présentation standard, ordinaire, aux clients potentiels. Recherchez ce dont ils ont besoin et comprenez leurs défis.
4. Mettez en évidence les avantages de votre produit/service – Expliquez comment votre service ou produit a un effet positif sur le coût, le calendrier et le rendement d’un projet.
5. Démarquez-vous – Qu’est-ce qui vous distingue de vos concurrents?
6. Établir des liens avec des projets antérieurs – Traduisez la pertinence de votre rendement passé; n’attendez pas qu’un client potentiel le fasse pour vous.
7. Créer un énoncé des capacités – Rédigez un énoncé des capacités qui résume votre expérience, en une page. Il ne doit pas comporter de fautes de frappe, et doit inclure votre code CAGE. Lorsque vous rencontrez les gestionnaires de programme et les agents de négociation des contrats, soyez prêt à discuter d’un besoin réel, et non de vos capacités générales.
Téléchargez notre guide pour savoir quelles sont les possibilités offertes aux entreprises canadiennes, où trouver ces possibilités et comment commencer à vendre au ministère américain de la Défense.
Soyez armé de faits pour promouvoir votre produit auprès d’acheteurs potentiels du DoD des É.-U.
Votre acheteur potentiel du DoD des É.-U. pourrait vous dire « Nous ne pouvons pas rencontrer individuellement un acquéreur (fournisseur) potentiel ».
Les agents du gouvernement peuvent, en règle générale, rencontrer individuellement les acquéreurs (fournisseurs) potentiels, à condition qu’aucun fournisseur ne bénéficie d’un traitement préférentiel.
Avant l’émission de l’appel d’offres, les agents du gouvernement, y compris le gestionnaire de programme, les utilisateurs ou l’agent de négociation des contrats, peuvent rencontrer les acquéreurs potentiels afin d’échanger des renseignements généraux et de réaliser une étude de marché liée à une acquisition. En fait, le FAR, dans sa partie 15, encourage les échanges de renseignements avec les parties intéressées pendant le processus d’appel d’offres, qui se termine par la réception des propositions. Les réunions ne doivent pas nécessairement inclure tous les acquéreurs possibles, et il n’est pas non plus interdit d’organiser des réunions individuelles.
Votre acheteur potentiel du DoD des É.-U. pourrait penser que « si le gouvernement rencontre les fournisseurs, cela pourrait les inciter à présenter une proposition non sollicitée et cela retarderait le processus d’approvisionnement ».
La présentation d’une proposition non sollicitée ne devrait pas perturber le calendrier. En règle générale, le processus de proposition non sollicitée est distinct du processus relatif à un besoin connu de l’organisme qui peut être acquis par des méthodes concurrentielles.
Tous les agents chargés des acquisitions doivent connaître la sous-partie 15.6 du FAR et les procédures de leur organisme pour recevoir et évaluer une proposition non sollicitée. La réception de propositions non sollicitées ne devrait pas retarder une acquisition.
La meilleure façon de présenter les capacités de mon entreprise est de vendre directement auprès des agents de négociation des contrats ou de les inscrire sur ma liste de diffusion.
Les agents de négociation des contrats et les gestionnaires de programme sont souvent inondés de matériel de marketing qui ne parvient pas aux bonnes personnes au bon moment. Autrement, les fournisseurs peuvent participer à diverses séances de sensibilisation organisées par les agences dans le but de mettre en relation les agents de négociation des contrats et les gestionnaires de programme avec les entreprises dont les compétences sont recherchées.
Les bureaux pour lesquels travaillent les agents de négociation des contrats et les gestionnaires de programme sont souvent inondés de matériel de marketing. Une approche plus efficace consiste à faire connaître vos capacités lors des séances de sensibilisation organisées par les organismes pour fournir des renseignements sur les exigences futures et sur la meilleure façon de faire des affaires avec l’organisme. Souvent, ces séances de sensibilisation permettront aux fournisseurs de rencontrer les gestionnaires de programme et les agents de négociation des contrats pour discuter de manière générale des points figurant dans les plans d’approvisionnement annuels.
C’est une bonne idée de convier uniquement les personnes chargées du développement commercial et du marketing aux réunions avec le personnel technique de l’organisme.
Dans les réunions avec le personnel technique du gouvernement, il est beaucoup plus utile pour vous de faire appel à des experts en la matière plutôt que de vous concentrer sur le discours de vente.
Le personnel de l’organisme souhaite mieux comprendre le marché, les avancées technologiques et les capacités de votre entreprise. Afin d’acquérir cette compréhension, il est généralement plus utile pour eux de discuter des questions techniques que des questions de développement commercial. Les professionnels du secteur gagneraient à effectuer des recherches sur l’organisme avant les réunions prévues avec les professionnels de l’organisme. Lors des réunions individuelles, un temps précieux est souvent consacré à l’échange de renseignements généralement disponibles, ce qui n’est utile à aucune des parties. Avant de rencontrer le personnel de l’organisme, examinez les renseignements concernant l’agence, tels que sa mission, sa structure et son organisation, ses projets d’acquisition et son budget.
En outre, des renseignements sur les contrats existants dans les domaines qui vous intéressent sont disponibles à l’adresse www.usaspending.gov. Des renseignements sur le programme spécifique qui vous intéresse figurent également à l’adresse http://business.usa.gov/find-resources. Ils vous permettront d’adapter votre présentation au personnel de l’organisme. Votre équipe technique est peut-être la mieux placée pour fournir les renseignements dont l’organisme a besoin, et elle doit donc être conviée à ces réunions.
« Si je rencontre le personnel de l’organisme individuellement, il risque de communiquer mes données exclusives à mes concurrents ».
Le personnel de l’organisme a la responsabilité de protéger les données exclusives contre toute divulgation en dehors du gouvernement et ne les communiquera pas à d’autres entreprises.
Le personnel de l’organisme est chargé de protéger toutes les données reçues à titre confidentiel de la part d’un acquéreur. La Procurement Integrity Act (PAI, Loi sur l’intégrité des marchés publics) et ses dispositions d’application dans le FAR 7 interdisent aux agents chargés des marchés publics au niveau fédéral de divulguer des données sur les offres et les propositions des entrepreneurs ou sur la sélection des sources à toute personne autre que celle qui est autorisée à recevoir ces données. Ces agents prennent cette interdiction très au sérieux; en cas de violation, des sanctions pénales et civiles peuvent être prises. L’article 8 de la Trade Secrets Act (TSA, Loi sur les secrets commerciaux) interdira aux employés fédéraux de divulguer des renseignements protégés, notamment des données commerciales ou financières confidentielles, des secrets commerciaux, des opérations, des processus ou un style de travail.
Comment la CCC peut-elle vous aider?
En tant que maître d’œuvre du DoD des É.-U. pour tous les contrats de plus de 250 000 dollars américains, la CCC a passé les 65 dernières années à travailler en étroite collaboration avec le DoD des É.-U. pour faire correspondre les besoins militaires américains aux solutions canadiennes.
Si, en tant qu’entreprise de défense canadienne, vous cherchez à vendre aux États-Unis, vous pouvez consulter notre guide d’entrée sur le marché du DoD des É.-U. et commencer à faire des affaires avec lui.
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Ce billet a été mis à jour le 14 mars 2022.
Cet article vous guidera à travers tout ce que vous devez savoir sur les opportunités offertes aux entrepreneurs du DoD américain basés au Canada.
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