Comment construire une meilleure proposition d’offre

Que vous prépariez une offre dans le cadre d’un processus concurrentiel ou une proposition détaillée dans le cadre d’un contrat de fournisseur unique, voici quelques principes fondamentaux à garder à l’esprit qui augmenteront vos chances de réussite.

Qu’est-ce qu’une proposition d’offre?

Une proposition d’offre est un outil utilisé pour expliquer de manière exhaustive les produits, les services et le calendrier qu’une entreprise peut fournir à des clients potentiels pour un projet particulier ou un avis de contrat. Elle permet non seulement de démontrer les aptitudes et les connaissances de l’entreprise, mais aussi de permettre aux clients potentiels d’évaluer les détails des prix afin qu’ils puissent décider en connaissance de cause qui est le plus à même de répondre aux besoins de leur projet.

Que contient une offre? 

Une offre comporte généralement trois éléments, qui seront souvent évalués séparément.

Soumission technique : Votre soumission technique décrit en détail les services et/ou les produits que vous fournirez et la manière dont vous livrerez le contrat. Le dossier d’appel d’offres précise généralement les informations que vous devez fournir et la pondération de chaque item dans l’évaluation. 

Soumission financière : Votre soumission financière indique le coût des travaux et constitue souvent l’un des éléments les plus importants d’une offre. Veillez à soumettre toutes les informations demandées dans le format prescrit par les documents de l’appel d’offres.

Certificats : Certains avis de contrat vous demanderont de prouver que vous respectez les réglementations fiscales, la solvabilité financière, la durabilité ou d’autres critères. Dans la plupart des cas, votre dossier de proposition d’offre doit indiquer que vous êtes en conformité avec toutes les certifications requises et, si vous remportez l’appel d’offres, il vous sera demandé de présenter les certificats ou autres documents en guise de preuve.

Construire une meilleure offre : liste de contrôle

Les recommandations suivantes vous aideront à réussir :

Faites vos recherches

Il est impératif de prendre le temps de démontrer les qualifications de votre entreprise lorsque vous répondez à un appel d’offres pour un contrat important. Utilisez toutes les informations relatives à l’appel d’offres du projet pour extraire les détails pertinents qui démontrent que vous êtes le mieux placé pour cette opportunité. Affinez soigneusement ces détails pour vous assurer qu’ils répondent à toutes les exigences définies par le projet, augmentant ainsi vos chances de succès.

Il est également important de se familiariser avec la mission et la vision de l’entreprise requérante. Grâce à ces connaissances, vous pourrez adapter votre réponse aux besoins exacts de l’entreprise, pour un résultat optimal.

Obtenir le dossier d’appel d’offres complet

Certains avis de contrat contiennent des informations de base pour vous aider à décider de soumissionner ou non, mais il peut manquer des détails essentiels. Avant de démarrer la préparation de votre offre, prenez contact avec l’entrepreneur pour lui demander le dossier d’appel d’offres complet afin de vous assurer que rien ne vous échappe.

Approfondir la compréhension du projet

Assurez-vous de bien comprendre la portée du projet et les objectifs du client. La lecture de l’offre fournira de nombreuses informations de base, mais n’hésitez pas à demander des renseignements supplémentaires à l’organisation contractante (le client). Souvent, l’appel d’offres fournit des détails sur la manière d’envoyer des demandes de renseignements.

Effectuez des recherches sur le client

Effectuez des recherches sur l’entreprise contractante pour en savoir plus sur ses défis et ses valeurs fondamentales. Adaptez la formulation de votre offre pour montrer comment vous répondez aux besoins de l’appel d’offres et soutenez le client. Cela contribuera à convaincre le client que votre entreprise est la mieux placée pour le travail.

Apprendre à connaître la concurrence

Quel que soit le projet, il y aura probablement d’autres entreprises et individus qui chercheront à offrir leurs produits et services. En effectuant une analyse de la concurrence, vous pouvez adapter votre proposition d’offre pour montrer vos capacités uniques et les raisons pour lesquelles vous devriez remporter le contrat.

Préparation de l’offre

Lors de l’élaboration d’une offre, il est essentiel de personnaliser votre réponse pour montrer comment votre entreprise répondra aux exigences du projet. Prenez soigneusement en compte les coûts tels que les matériaux, la main-d’œuvre et le délai nécessaire à l’achèvement du projet.

Notez que les contrats ne sont pas toujours attribués en s’appuyant uniquement sur les coûts les plus bas. Souvent, la société contractante évalue si l’entreprise dispose des ressources et de l’expérience nécessaires pour répondre aux critères.

Examinez les prix avec diligence et veillez à ce qu’ils soient exacts tout en livrant des explications valables pour chaque chiffre. Veillez également à préciser les services qui feront l’objet de rabais ou d’améliorations, afin que les responsables du projet comprennent la valeur apportée par votre offre!

Inclure les informations de base

Pour rédiger une proposition d’offre gagnante, il faut comprendre le projet et le secteur en question, mais il ne faut pas oublier d’inclure des éléments fondamentaux tels que :

  • Coordonnées du client
  • Coordonnées de l’entreprise soumissionnaire
  • Nom du projet/de l’offre
  • Objet de la proposition et du projet
  • Services ou produits qui seraient fournis
  • Informations sur les prix
  • Termes et Conditions supplémentaires de l’entente
  • Estimation du calendrier du projet

L’inclusion de ces informations de base contribuera à garantir que votre offre reste considérée.

Fournir toutes les informations demandées dans le format spécifié

Veillez à lire très attentivement les spécifications et à répondre à chacune d’entre elles dans le format prescrit. Les informations manquantes ou les détails qui démontrent une incompréhension des exigences joueront en votre défaveur et pourront entraîner le rejet de votre offre.

Se préparer aux exigences linguistiques

Si vous espérez obtenir un contrat dans un pays où le français n’est pas la langue officielle, il vous sera probablement nécessaire de soumettre votre offre dans la langue du gouvernement contractant. Faites appel à un traducteur professionnel dès que possible et veillez à prévoir suffisamment de temps pour que vos documents soient traduits avant la date limite.

Mettre en évidence des compétences additionnelles

Selon le Guide des marchés publics de l’Union européenne d’Affaires mondiales Canada, le fait d’indiquer vos compétences additionnelles, telles que vos antécédents en matière d’environnement ou d’autres initiatives en matière de responsabilité sociale des entreprises, peut contribuer à renforcer la valeur totale que votre entreprise apporte au projet. 

Inclure les termes et conditions

N’oubliez pas d’inclure des informations sur les attentes, les conditions générales et particulières ou toute autre information susceptible d’influer sur la manière dont vous livrerez le projet.

Créer une offre attrayante

Avant de soumettre une offre, demandez à quelqu’un d’autre de vérifier qu’il n’y a pas de fautes de grammaire ou d’orthographe. S’assurer que la formulation est claire et succincte contribuera également à livrer un produit plus soigné.

Enfin, selon les besoins, investir dans un graphiste pour s’assurer que votre proposition est visuellement attrayante peut impressionner les clients potentiels et laisser une impression positive de votre entreprise et de votre marque.

Soumettre votre offre à temps

De nombreux contractants ont des délais stricts et n’acceptent pas d’offres même avec quelques minutes de retard. Pour éviter d’être éliminé en raison de retards ou de difficultés techniques, essayez de soumettre votre offre le plus tôt possible.

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Où chercher des opportunités

En dehors du réseautage sur le terrain et des relations avec des organisations telles que la CCC et le Service des délégués commerciaux, il existe de nombreuses autres voies bien établies pour accéder aux opportunités.

De nombreux gouvernements disposent de systèmes électroniques de publication d’avis de contrats auxquels vous pouvez vous inscrire pour être tenu au courant de l’émission de nouvelles demandes. La plupart des exportateurs sont probablement déjà inscrits à ces systèmes. C’est une bonne méthode que d’évaluer périodiquement leur pertinence par rapport à votre activité et votre degré de réussite. Concentrez-vous sur les meilleures afin d’économiser vos ressources et de maximiser vos efforts.

L’Outil de recherche d’appels d’offres internationaux (GBOF) du Canada regroupe les possibilités d’exportation provenant de plusieurs sources gouvernementales afin de faciliter la tâche des entreprises canadiennes désireuses d’étendre leur présence à l’étranger. Les Canadiens peuvent non seulement rechercher des opportunités dans les deux langues officielles, mais aussi gagner du temps grâce aux fonctions de recherche et d’alerte par courriel. Pour en savoir plus et vous inscrire gratuitement, consultez le site gbof.ca.

Obtenir l'aide de la CCC

La CCC est l’agence de passation de contrats de gouvernement à gouvernement du Canada. Nous utilisons notre expertise internationale pour aider les entreprises canadiennes à établir des relations commerciales fructueuses avec les gouvernements nationaux et infranationaux étrangers, ainsi qu’avec les entreprises d’État.

Contactez la CCC pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider à solidifier votre prochaine proposition d’offre ou à soumettre une proposition sollicitée ou non sollicitée pour répondre aux besoins spécifiques d’un gouvernement acheteur.

Ce billet a été mis à jour le 11 mai 2023.

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