Comment fonctionne le processus d’approvisionnement du département de la Guerre des É.-U. ?

Appel d’offres

Une fois le parcours d’acquisition sélectionné, le bureau de programme responsable de l’achat précise les capacités requises afin de les transformer en exigences contractuelles et publie un appel d’offres officiel.

Les appels d’offres annoncent officiellement les besoins du gouvernement à l’industrie, définissent les critères d’évaluation et établissent les modalités selon lesquelles les entreprises peuvent soumissionner. Ils comprennent les exigences techniques, les objectifs de performance, les livrables attendus, les types de contrats, les échéanciers prévus, les droits relatifs aux données, les obligations de conformité et la structure des prix.

Le département de la Guerre des É.-U. utilise les types d’avis d’appel d’offres suivants :

• Request for Information (RFI) (demande d’information)
• Sources Sought (avis de recherche de sources)
• Request for Quote (RFQ) (demande de prix)
• Invitation for Bid (IFB) (invitation à soumissionner)
• Request for Proposal (RFP) (demande de propositions)
• Broad Agency Announcement (BAA) (avis général d’agence)
• Commercial Solutions Opening (CSO) (appel à solutions commerciales)
• Other Transaction Authority (OTA) Solicitations (sollicitations fondées sur l’autorité de transaction autre)
• Request for White Papers (RWP) (demande de notes conceptuelles)
• Combined Synopsis/Solicitation (avis combiné / appel d’offres)

En savoir plus sur les avis d’appel d’offres du département de la Guerre des É.-U.

Sélection de la source

À cette étape, les acheteurs du gouvernement évaluent les propositions afin de déterminer laquelle répond le mieux aux besoins du département de la Guerre des É.-U.. Selon la stratégie d’acquisition retenue, le département de la Guerre des É.-U. peut utiliser des méthodes telles que Lowest Price Technically Acceptable (LPTA) (prix le plus bas techniquement acceptable), Best Value Tradeoff (meilleur rapport valeur-coût) ou un approvisionnement à fournisseur unique (sole-source procurement).

Après l’évaluation et toute négociation nécessaire, le gouvernement attribue le contrat.

Administration des contrats

Une fois le contrat attribué, un agent de négociation des contrats (Contracting Officer – CO ou KO pour le département de la Guerre des É.-U. ou la CCC (dans le cas des contrats conclus avec des entreprises canadiennes) surveille le rendement de l’entrepreneur afin de s’assurer que toutes les exigences contractuelles sont respectées. Ils suivent l’avancement des travaux en matière d’échéancier et de coûts, vérifient la qualité, examinent les livrables, traitent la facturation et gèrent toute modification au contrat.

Les principaux responsables peuvent comprendre l’agent de négociation des contrats (Contracting Officer – CO ou KO), qui attribue le contrat, ou un agent administratif des contrats (Administrative Contracting Officer – ACO), chargé de l’administration continue du contrat. Pour les contrats complexes, les entrepreneurs peuvent également interagir fréquemment avec des représentants de l’agent de négociation des contrats (Contracting Officer’s Representatives – COR) ou des représentants techniques (Contracting Officer’s Technical Representatives – COTR), qui surveillent l’exécution du contrat, mais ne peuvent pas en modifier les modalités.

D’autres représentants du gouvernement américain, comme des représentants de l’assurance de la qualité ou des administrateurs de biens, peuvent également participer selon la portée du contrat. Il est recommandé aux entrepreneurs de conserver des dossiers complets de leurs communications en cas de différend.

Pour la plupart des contrats du département de la Guerre des É.-U. impliquant des produits ou des services canadiens, la CCC administre l’entente en coordination avec la Defense Contract Management Agency (DCMA). Les entreprises canadiennes qui n’utilisent pas la CCC doivent assurer elles-mêmes l’administration de leurs contrats et se conformer aux nombreuses exigences applicables.

Clôture du contrat

Une fois tous les travaux terminés, le personnel gouvernemental vérifie que les livrables ont été acceptés et que tous les paiements ont été effectués. Les dossiers contractuels sont examinés et vérifiés afin d’assurer la conformité, et toute mesure administrative en suspens est finalisée. Le contrat est ensuite officiellement clôturé.

Considérations pendant la durée du contrat

Pendant la durée d’un contrat du gouvernement des É.-U., plusieurs facteurs influencent la manière dont le contrat est administré.

Le gouvernement peut modifier unilatéralement les spécifications ou la description des services pour les articles non commerciaux, les entrepreneurs ayant alors droit de négocier des ajustements équitables des coûts ou des échéanciers. Les contrats portant sur des articles commerciaux exigent toutefois l’accord mutuel des parties pour toute modification.

Les exigences d’inspection et d’acceptation varient selon le contrat; le gouvernement peut s’appuyer sur le système de gestion de la qualité de l’entrepreneur ou procéder à des inspections directes, parfois à tout moment et en tout lieu. Les entrepreneurs peuvent également être tenus de respecter des normes internationales de qualité.

Des différends avec l’agent de négociation des contrats peuvent survenir concernant les spécifications ou les ajustements équitables, et les entrepreneurs ont le droit de porter appel devant un Board of Contract Appeals ou devant la U.S. Court of Federal Claims. Les organismes gouvernementaux offrent également des méthodes alternatives de règlement des différends afin d’éviter des procédures judiciaires longues et coûteuses. Les entreprises canadiennes qui contractent avec le département de la Guerre des É.-U. par l’entremise de la CCC peuvent travailler avec les experts de la CCC pour résoudre les différends.

Le gouvernement des É.-U. peut vérifier les coûts contractuels, particulièrement dans le cas de modifications importantes ou de contrats négociés, bien que les articles commerciaux soient généralement exemptés de ces droits de vérification. Les organismes qui travaillent avec des entreprises canadiennes sous contrat par l’entremise de la CCC informeront la CCC lorsqu’un audit doit être réalisé par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Les entrepreneurs doivent conserver les dossiers liés aux biens appartenant au gouvernement, aux brevets ou aux exigences de déclaration, particulièrement dans le cas de contrats complexes.

Les contrats du gouvernement des É.-U. comprennent également des clauses de résiliation. Une résiliation pour convenance (Termination for Convenience) permet au gouvernement de mettre fin au contrat sans faute de l’entrepreneur, avec remboursement des coûts raisonnables, mais sans les profits anticipés. La résiliation pour défaut (Termination for Default) s’applique lorsque l’entrepreneur ne respecte pas les exigences du contrat; elle peut limiter les montants recouvrables et exposer l’entrepreneur aux coûts de réapprovisionnement. Dans certains cas, les résiliations pour défaut peuvent être contestées et converties en résiliations pour convenance.

Le gouvernement des É.-U. suit également le rendement des entrepreneurs dans des systèmes centralisés, et ces dossiers influencent l’admissibilité et l’évaluation lors de l’attribution de contrats futurs. Maintenir une bonne communication et résoudre rapidement les problèmes est essentiel pour protéger les évaluations de rendement et préserver les possibilités de contrats à venir.