Comment faire émerger des occasions d’affaires auprès des acheteurs?

Mobiliser les utilisateurs finaux et les opérateurs

Ce groupe comprend notamment les combattants, les représentants d’unités, le personnel de maintenance et les analystes. Ils veulent savoir si votre technologie répond à leurs besoins dans leur environnement opérationnel.

Ce groupe accorde de l’importance aux éléments suivants :

• Des résumés en langage clair qui expliquent le problème opérationnel résolu, la facilité d’utilisation, les exigences en matière de formation et de maintenance ainsi que les contraintes réelles liées à la taille, au poids, à l’alimentation électrique, à la connectivité et à d’autres facteurs.
• Des démonstrations pratiques et des essais par les utilisateurs qui présentent votre technologie en action et leur permettent de la tester eux-mêmes.

Comment les entreprises canadiennes devraient s’y prendre

• Si l’organisme l’accepte, soumettez une proposition spontanée ou un livre blanc expliquant comment votre produit ou service répond à son défi opérationnel.
• Répondez aux avis pertinents de recherche de sources (Sources Sought) ou aux demandes de renseignements (RFI)
• Lorsque vous avez l’occasion de présenter votre solution, privilégiez des démonstrations pratiques de votre technologie, plutôt que des présentations marketing bien rodées.
• Démontrez que votre solution est utilisable, fiable et qu’elle a déjà fait ses preuves ailleurs, à l’aide d’études de cas et de réussites.
• Gardez vos explications et vos descriptions simples, axées sur la mission et formulées dans leur langage.
• Écoutez attentivement leurs commentaires : ils contribuent souvent à façonner les besoins futurs.

Où les rencontrer

• Journées de l’industrie (Industry Days) lorsqu’un programme est en train de définir un besoin et souhaite recueillir les commentaires des opérateurs parallèlement à ceux de l’industrie.
• Évaluations par les utilisateurs, projets pilotes et activités d’essai organisés par le bureau de programme, les laboratoires, les centres de guerre ou les unités opérationnelles.
• Rencontres individuelles de démonstration.
• Voici un calendrier d’Innovation Pathways de l’Office of the Under Secretary qui répertorie les événements du département de la Guerre des É.-U. qu’il organise et auxquels il participe. Consultez également « Comment sélectionner et établir des relations avec mes clients cibles du département de la Guerre des É.-U. ? » pour obtenir d’autres liens vers des sites présentant des occasions de rencontrer des utilisateurs finaux.

Responsables des besoins et du développement des capacités

Ce groupe comprend le personnel du Système conjoint d’intégration et de développement des capacités (JCIDS), qui définit ce que les forces armées doivent acquérir.

Ils veulent comprendre :

• Quelle lacune en matière de capacités votre technologie permet de combler
• Ce qui rend votre approche réaliste, abordable et réalisable
• Comment votre solution s’aligne avec les besoins plus larges de la mission

Comment les entreprises canadiennes devraient s’y prendre

• Préparez des documents sur vos capacités, des livres blancs, des propositions spontanées et des analyses de marché qui montrent ce que l’industrie peut offrir dès aujourd’hui.
• Expliquez clairement le problème que votre technologie permet de résoudre, et pas seulement ce qu’elle fait.
• Mettez en évidence les endroits où votre technologie est déjà déployée afin d’en démontrer la crédibilité.
• Fournissez des renseignements concis et factuels sur le marché et le rendement..
• Soyez prêts à discuter de la faisabilité : coûts, maturité, évolutivité et risques.
• Si un livre blanc mène à une rencontre technique, faites participer des experts en la matière, soyez prêts à discuter de solutions de rechange et profitez du dialogue pour mieux harmoniser votre solution avec les besoins. L’objectif est d’établir un climat de confiance, de valider la faisabilité et d’orienter le concept vers une voie d’acquisition réaliste.

Où les rencontrer

• Rencontres individuelles
• Groupes de travail sur les besoins et séances visant à définir les besoins, qui peuvent intégrer les commentaires de l’industrie recueillis dans le cadre d’études de marché.
• Journées de l’industrie (Industry Days) et processus de rétroaction liés aux avis de recherche de sources (Sources Sought) et aux demandes de renseignements (RFI) afin de déterminer ce qui est possible avant de finaliser les besoins.

Mobiliser le représentant de l’agent de négociation des contrats

Ce groupe comprend notamment les gestionnaires de programme, les gestionnaires de projet, les responsables techniques ainsi que les chefs de division ou de direction. Ils traduisent les besoins opérationnels en exigences d’acquisition. Ils définissent les attentes en matière de rendement, supervisent l’exécution, valident les livrables et confirment que les obligations contractuelles ont été respectées. Ils sont également responsables d’approuver les factures aux fins de paiement.

Ils accordent de l’importance aux éléments suivants :

• Des présentations adaptées de vos capacités ui expliquent directement votre solution, la façon dont elle répond aux exigences de la mission, ses coûts et son rendement.
• Un énoncé de capacités solide d’une page.
• Un plan d’intégration pratique, précisant notamment comment votre solution s’intègre aux systèmes existants, les exigences en matière d’essais, de cybersécurité et d’accréditation ainsi que les besoins de soutien en service.
• Des preuves de rendement, notamment le suivi des livrables, les résultats des essais, les critères d’acceptation, les indicateurs de qualité et les communications documentées permettant de démontrer le rendement à l’agent de négociation des contrats.

Comment les entreprises canadiennes devraient s’y prendre

• Écoutez attentivement afin de comprendre leurs priorités de mission et leurs objectifs opérationnels.
• Posez des questions sur les difficultés actuelles, les contraintes et les lacunes en matière de rendement.
• Évitez les présentations commerciales génériques : abordez directement les besoins de leur programme.
• Démontrez clairement la fiabilité et la valeur de votre solution ainsi que son adéquation avec les résultats attendus de la mission.
• Montrez que vous êtes prêts à intégrer votre solution dans un véritable processus d’acquisition.
• Soyez prêts à discuter ouvertement des détails techniques et des risques.
• Fournissez des documents clairs et structurés qu’ils pourront facilement transmettre.
• Profitez de la conversation pour vous renseigner sur les acquisitions à venir ou futures, les fournisseurs actuels et titulaires de contrats ainsi que les possibilités de projets pilotes, de démonstrations de faisabilité ou d’essais.
• Positionnez votre entreprise comme un partenaire compétent et axé sur la mission, plutôt que comme un simple fournisseur.

Où les rencontrer

• Groupes de travail sur les besoins et séances visant à définir les besoins, qui peuvent intégrer les commentaires de l’industrie recueillis dans le cadre d’études de marché.
• Rencontres individuelles
• Réunions de lancement, réunions d’échanges techniques (TIM), examens du rendement et activités d’acceptation ou d’essai après l’attribution du contrat. , Ces activités ont une forte incidence sur les résultats du contrat, les options, les renouvellements et les acquisitions futures.

Mobiliser les agents de négociation des contrats et les spécialistes des contrats

Leur mission principale consiste à aider les utilisateurs finaux à trouver le meilleur fournisseur conforme aux exigences juridiques afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Ils sont également responsables de l’efficacité des activités de passation de contrats, de l’attribution et de la gestion des contrats, du respect des modalités contractuelles, de veiller à ce que les fonds soient dépensés avant la fin de l’exercice financier et de protéger les intérêts des É.-U.

Ce qu’ils valorisent

• Réponses aux études de marché : Les réponses aux demandes de renseignements (RFI) et aux avis de recherche de sources (Sources Sought) contribuent à la planification des acquisitions et à la façon dont une demande de soumissions est structurée. La partie 10 du FAR encadre les études de marché en tant qu’activité obligatoire.
• Documents prêts à répondre aux exigences de conformité : Une approche de tarification claire (ou une base de tarification), l’harmonisation avec les modalités, la préparation aux exigences et clauses de sécurité ainsi que la preuve que vous pouvez satisfaire aux exigences de la demande de soumissions.

Comment les entreprises canadiennes devraient les mobiliser

• Journées de l’industrie / conférences préalables aux demandes de soumissions, utilisées dans le cadre des études de marché et de la mobilisation en amont.
• Périodes de questions et réponses pendant les étapes de l’ébauche de la demande de propositions (RFP) et de la demande de soumissions, souvent gérées par l’intermédiaire de canaux officiels comme les avis publiés sur SAM.gov.

Mobiliser les parties prenantes

Les parties prenantes sont des hauts dirigeants, comme les secrétaires du Cabinet, les personnes nommées par l’administration, les commandants de base ou les dirigeants principaux de l’information. Bien qu’elles puissent exercer une influence importante, elles ne sont généralement pas présentes lorsque votre contrat est attribué.

Les parties prenantes sont responsables de définir la mission et l’orientation stratégique de l’organisme. Elles élaborent également le plan stratégique de l’organisme, qui est souvent accessible gratuitement en ligne.

Ce qui leur importe

• Prévenir les risques, le gaspillage, la fraude et les échecs liés à la mission
• L’impact à long terme et l’héritage de leur leadership
• Les objectifs définis dans les plans stratégiques de l’organisme

Comment les entreprises canadiennes devraient les mobiliser

• Démontrez votre compréhension de la mission, sans chercher à vendre votre solution
• Parlez positivement des équipes qui relèvent de la partie prenante

Où les rencontrer

• Panels de dirigeants et conférences principales
• Forums sur les politiques et conférences stratégiques
• Événements et séances d’information organisés par les organismes
• Journées de l’industrie auxquelles participent des hauts dirigeants
• Événements spéciaux axés sur une mission ou réunissant plusieurs organismes