Une proposition non sollicitée (Unsolicited Proposal – UP) est une proposition soumise à l’initiative d’un fournisseur à un organisme gouvernemental, sans qu’une demande de soumissions ait été publiée et sans que le gouvernement en ait fait la demande. Elle vise à présenter une solution unique et novatrice que le gouvernement n’a pas officiellement sollicitée, mais dont il pourrait avoir un besoin urgent. Dans certains cas, une proposition non sollicitée bien structurée peut appuyer le recours à une voie d’acquisition à source unique (sole-source acquisition pathway).
Les propositions non sollicitées doivent :
Être présentées de façon indépendante à l’initiative de l’entreprise qui les soumet.
Être préparées sans orientation ni supervision du gouvernement.
Les propositions non sollicitées ne peuvent pas :
Constituer une réponse à une demande de soumissions existante.
Servir de moyen de contourner la concurrence.
Remplacer le processus d’approvisionnement normal lorsque d’autres mécanismes contractuels existent déjà.
Elles sont appropriées lorsque :
L’entreprise propose une solution unique et novatrice qui ne peut actuellement être acquise au moyen des mécanismes contractuels existants.
Il existe un besoin clairement défini de l’organisme et une possibilité de financement.
Comment présenter une proposition non sollicitée
Bien qu’elle ne soit pas assujettie à des exigences aussi rigides qu’une demande de propositions (Request for Proposal – RFP) officielle, une proposition non sollicitée doit être détaillée, convaincante et fondée sur des recherches approfondies.
Déterminez le bon bureau ou le bon programme au sein de l’organisme — ne comptez pas sur le fait que votre proposition sera transmise à l’interne.
Éléments types d’une proposition
Le format peut varier selon l’organisme, mais voici certains des principaux éléments généralement requis :
Renseignements sur l’entreprise et coordonnées de la personne-ressource.
Résumé (environ 200 mots).
Présentation détaillée du problème à résoudre, de l’approche, des objectifs et des résultats attendus, ainsi que de la façon dont la proposition appuie la mission de l’organisme.
Membres clés du personnel et notices biographiques.
Profil de l’organisation, expérience antérieure et installations.
Considérations relatives à la sécurité, à l’environnement ou aux conflits d’intérêts.
Noms des membres du personnel gouvernemental avec lesquels des discussions ont déjà eu lieu.
Prendre la décision d’aller de l’avant ou non
Les propositions non sollicitées exigent des recherches stratégiques rigoureuses, et non des soumissions faites à l’aveugle. Votre proposition doit clairement démontrer son caractère novateur, son unicité et sa pertinence par rapport à la mission. Elle doit être ciblée, convaincante et rédigée de manière professionnelle — et non simplement prendre la forme d’un document technique.
À retenir : Même si elle ne mène pas directement à l’attribution d’un contrat, la démarche peut influencer de futures occasions concurrentielles.
Lignes directrices sur les propositions non sollicitées pour certains organismes
Organisme du département de la Guerre des É.-U.
Page officielle sur les propositions non sollicitées
Pour accroître vos chances de réussite, faites en sorte que votre proposition non sollicitée soit aussi facile à mettre en œuvre que possible pour le gouvernement, tout en présentant le moins de risques possible.
Fournissez un énoncé des travaux clair et bien structuré, comprenant des tâches, des produits livrables, des échéanciers et des résultats mesurables clairement définis.
Présentez une tarification transparente et défendable, appuyée par une base d’estimation logique.
Expliquez clairement le caractère novateur de votre solution.
Expliquez pourquoi la solution n’est pas offerte ailleurs sur le marché et pourquoi votre entreprise est la seule en mesure de la fournir, notamment en raison d’une technologie exclusive, de droits exclusifs sur les données, d’une expertise spécialisée ou de la compatibilité d’intégration.
Établissez un lien direct entre votre solution et les lacunes documentées de l’organisme ainsi que ses priorités liées à la mission. Évitez les justifications faibles fondées uniquement sur le fait d’être le fournisseur titulaire ou sur l’urgence.
Raisons courantes de rejet
Votre proposition non sollicitée peut être rejetée si :
L’organisme n’accepte pas les propositions non sollicitées.
Votre idée constitue en réalité une extension d’un programme existant.
Les renseignements que vous fournissez ne sont pas uniques ou sont déjà accessibles au public.
L’organisme détermine que les travaux devraient faire l’objet d’un processus d’approvisionnement concurrentiel.
La proposition semble viser à éviter la concurrence.
Vous soumettez une solution « de rechange » après la publication d’une demande de soumissions.
Processus d’évaluation
Si l’organisme destinataire accepte les propositions non sollicitées, il peut suivre le processus suivant après la soumission :
Le gouvernement accuse réception de la proposition.
Si l’évaluation doit prendre plus de 45 jours ouvrables, une mise à jour provisoire est transmise.
La proposition est examinée par le personnel technique compétent.
Si l’attribution d’un contrat à fournisseur unique est retenue, l’agent de négociation des contrats doit en justifier le recours.
Une fois l’évaluation terminée, l’organisme vous informe des résultats.
Comment utiliser les propositions non sollicitées pour créer des occasions?
Qu’est-ce qu’une présentation des capacités?
Les lignes directrices fédérales relatives aux propositions non sollicitées sont principalement régies par la sous-partie 15.6 du Federal Acquisition Regulation (FAR). Pour les fournisseurs du département de la Guerre des É.-U., des lignes directrices supplémentaires ainsi que des politiques précises concernant les points de contact des organismes pour ces propositions figurent dans la sous-partie 215.6 du Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS).
Une proposition non sollicitée (Unsolicited Proposal – UP) est une proposition soumise à l’initiative d’un fournisseur à un organisme gouvernemental, sans qu’une demande de soumissions ait été publiée et sans que le gouvernement en ait fait la demande. Elle vise à présenter une solution unique et novatrice que le gouvernement n’a pas officiellement sollicitée, mais dont il pourrait avoir un besoin urgent. Dans certains cas, une proposition non sollicitée bien structurée peut appuyer le recours à une voie d’acquisition à source unique (sole-source acquisition pathway).
Les propositions non sollicitées doivent :
Les propositions non sollicitées ne peuvent pas :
Elles sont appropriées lorsque :
Comment présenter une proposition non sollicitée
Bien qu’elle ne soit pas assujettie à des exigences aussi rigides qu’une demande de propositions (Request for Proposal – RFP) officielle, une proposition non sollicitée doit être détaillée, convaincante et fondée sur des recherches approfondies.
Avant de commencer :
Éléments types d’une proposition
Le format peut varier selon l’organisme, mais voici certains des principaux éléments généralement requis :
Prendre la décision d’aller de l’avant ou non
Les propositions non sollicitées exigent des recherches stratégiques rigoureuses, et non des soumissions faites à l’aveugle. Votre proposition doit clairement démontrer son caractère novateur, son unicité et sa pertinence par rapport à la mission. Elle doit être ciblée, convaincante et rédigée de manière professionnelle — et non simplement prendre la forme d’un document technique.
À retenir : Même si elle ne mène pas directement à l’attribution d’un contrat, la démarche peut influencer de futures occasions concurrentielles.
Lignes directrices sur les propositions non sollicitées pour certains organismes
Comment maximiser la valeur
Pour accroître vos chances de réussite, faites en sorte que votre proposition non sollicitée soit aussi facile à mettre en œuvre que possible pour le gouvernement, tout en présentant le moins de risques possible.
Raisons courantes de rejet
Votre proposition non sollicitée peut être rejetée si :
Processus d’évaluation
Si l’organisme destinataire accepte les propositions non sollicitées, il peut suivre le processus suivant après la soumission :
DoD des É.-U.
Comment trouver des appels d’offres du département de la Guerre des É.-U. et y répondre?
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