Dans le cadre des marchés fédéraux négociés, les soumissionnaires non retenus ont droit à une seule séance de rétroaction, soit avant, soit après l’attribution du contrat.
Pour en obtenir une, le soumissionnaire doit en faire la demande à l’agent de négociation des contrats dans les trois jours suivant la réception de l’avis de son exclusion du processus concurrentiel ou de l’avis l’informant que le contrat a été attribué à un autre soumissionnaire.
Une séance de rétroaction avant l’attribution porte principalement sur les raisons pour lesquelles une proposition a été éliminée du processus concurrentiel.
L’organisme doit expliquer l’évaluation des éléments importants de la proposition et les motifs de son exclusion, et répondre aux questions visant à déterminer si les procédures et les règlements applicables à la sélection de la source ont été respectés.
Les séances de rétroaction après l’attribution fournissent des renseignements plus détaillés. L’organisme doit présenter les faiblesses ou les lacunes importantes de la proposition du soumissionnaire, le coût évalué, le prix ou les cotes techniques de la proposition retenue et de la proposition non retenue, ainsi que les renseignements pertinents sur le rendement antérieur.
Si l’organisme a utilisé un système de classement, il doit communiquer le classement général de tous les soumissionnaires. La séance de rétroaction doit également expliquer les motifs de la décision d’attribution et fournir des renseignements comme la marque et le modèle de tout article commercial offert par l’adjudicataire.
Lors des séances de rétroaction avant et après l’attribution, l’organisme doit répondre aux questions concernant le respect des procédures établies et des règlements applicables.
Les séances de rétroaction peuvent avoir lieu par téléphone, par courrier ou en personne, les rencontres en personne étant plus courantes pour les marchés de grande valeur ou de nature sensible. Toutefois, les responsables de la passation des marchés peuvent faire preuve de prudence et ne fournir que les renseignements exigés, puisque certains soumissionnaires utilisent ces séances pour chercher des motifs leur permettant de déposer une contestation de l’attribution.
Conseils pour les séances de rétroaction
- Demandez toujours une séance de rétroaction, même si vous pensez savoir pourquoi votre proposition n’a pas été retenue. Ces séances révèlent souvent des nuances dans la notation, des perceptions de risque qui n’ont pas été exprimées ou des facteurs de différenciation qui ne ressortent pas clairement de l’avis d’attribution. Même une défaite sans équivoque fournit des renseignements utiles pour de futures soumissions auprès du même organisme.
- Demandez une « séance de rétroaction approfondie » lorsqu’elle est offerte. Pour les marchés du département de la Guerre des É.-U., ces séances permettent de poser des questions de suivi après la séance initiale. Profitez de cette occasion de façon stratégique pour clarifier la logique de l’évaluation, et non pour contester les résultats.
- Préparez vos questions à l’avance et faites-les correspondre aux critères d’évaluation. Les questions bien structurées et directement liées aux facteurs énoncés (aspects techniques, gestion, rendement antérieur, prix) sont plus susceptibles d’obtenir des réponses complètes. Les questions mal formulées sont souvent éludées.
- Concentrez vos questions sur les lacunes, et non sur les griefs. Demandez :
- où les évaluateurs ont perçu des risques ou des faiblesses;
- quels facteurs de différenciation ont démarqué le soumissionnaire retenu;
- quelles sections manquaient de clarté ou n’étaient pas convaincantes.
Évitez les questions qui sous-entendent un parti pris ou qui exigent une justification.
- Consignez mot pour mot les termes employés par l’organisme. Notez les expressions exactes, comme « risque modéré », « détails insuffisants » ou « manque de confiance ». Ces termes correspondent souvent directement aux grilles de notation internes et devraient orienter la formulation de vos futures propositions.
- Comparez la perception des évaluateurs à l’intention de votre proposition. Après la séance de rétroaction, comparez ce que vous vouliez communiquer à ce que les évaluateurs ont réellement compris. Ce décalage est une cause fréquente d’échec.
- Communiquez les résultats de la séance de rétroaction au-delà des équipes de développement des occasions d’affaires et de préparation des propositions. Intégrez les leçons apprises aux processus d’établissement des prix, de dotation, de conformité et de sélection des partenaires, et pas seulement au travail des équipes de rédaction.
Comment savoir pourquoi ma soumission auprès du département de la Guerre des É.-U. n’a pas été retenue?
Lorsque vous n’êtes pas le soumissionnaire retenu, il est important de déterminer ce que vous pourriez faire différemment la prochaine fois. Découvrez ce que vous pouvez demander au département de la Guerre des États-Unis afin de renforcer vos propositions et d’accroître vos chances de remporter de futurs contrats.
Séances de rétroaction
Dans le cadre des marchés fédéraux négociés, les soumissionnaires non retenus ont droit à une seule séance de rétroaction, soit avant, soit après l’attribution du contrat.
Pour en obtenir une, le soumissionnaire doit en faire la demande à l’agent de négociation des contrats dans les trois jours suivant la réception de l’avis de son exclusion du processus concurrentiel ou de l’avis l’informant que le contrat a été attribué à un autre soumissionnaire.
Une séance de rétroaction avant l’attribution porte principalement sur les raisons pour lesquelles une proposition a été éliminée du processus concurrentiel.
L’organisme doit expliquer l’évaluation des éléments importants de la proposition et les motifs de son exclusion, et répondre aux questions visant à déterminer si les procédures et les règlements applicables à la sélection de la source ont été respectés.
Les séances de rétroaction après l’attribution fournissent des renseignements plus détaillés. L’organisme doit présenter les faiblesses ou les lacunes importantes de la proposition du soumissionnaire, le coût évalué, le prix ou les cotes techniques de la proposition retenue et de la proposition non retenue, ainsi que les renseignements pertinents sur le rendement antérieur.
Si l’organisme a utilisé un système de classement, il doit communiquer le classement général de tous les soumissionnaires. La séance de rétroaction doit également expliquer les motifs de la décision d’attribution et fournir des renseignements comme la marque et le modèle de tout article commercial offert par l’adjudicataire.
Lors des séances de rétroaction avant et après l’attribution, l’organisme doit répondre aux questions concernant le respect des procédures établies et des règlements applicables.
Les séances de rétroaction peuvent avoir lieu par téléphone, par courrier ou en personne, les rencontres en personne étant plus courantes pour les marchés de grande valeur ou de nature sensible. Toutefois, les responsables de la passation des marchés peuvent faire preuve de prudence et ne fournir que les renseignements exigés, puisque certains soumissionnaires utilisent ces séances pour chercher des motifs leur permettant de déposer une contestation de l’attribution.
Conseils pour les séances de rétroaction
Évitez les questions qui sous-entendent un parti pris ou qui exigent une justification.
Contestations
Les entrepreneurs qui estiment avoir été traités injustement dans le cadre d’un marché du département de la Guerre des É.-U. peuvent déposer une contestation afin de remettre en question l’attribution du contrat ou de recouvrer les coûts engagés pour préparer leur proposition. Les contestations doivent être déposées dans les 10 jours suivant la prise de connaissance d’un motif de contestation, souvent lors d’une séance de rétroaction.
Les règles juridiques et la jurisprudence encadrent les contestations, particulièrement lorsqu’elles portent sur l’exercice du jugement dans le cadre des évaluations. Les organismes peuvent limiter les renseignements communiqués ou demander que les questions soient soumises à l’avance afin d’éviter les « recherches à l’aveuglette ». Seules les parties intéressées, c’est-à-dire les soumissionnaires concurrents, peuvent déposer une contestation.
Bien que les contestations puissent retarder l’attribution des contrats et entraîner des coûts supplémentaires, de nombreux entrepreneurs choisissent de n’y recourir qu’en présence de violations manifestes de la réglementation afin de préserver de bonnes relations avec le gouvernement.
Conseils concernant les contestations
Toutefois, les contestations peuvent également nuire aux relations établies et mobiliser d’importantes ressources internes.
En l’absence de tels éléments, il est peu probable qu’une contestation aboutisse.
DoD des É.-U.
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